1. Alcance
Esta política explica cómo tratamos la información personal relacionada con https://cloudclinicos.co, nuestras solicitudes comerciales, demostraciones, comunicaciones y la administración de las relaciones con nuestros clientes en Colombia.
Cloud Clinic ofrece software y apoyo operativo para clínicas y profesionales de la salud. Los formularios comerciales de esta web no son una consulta médica, un portal del paciente ni un canal de emergencias.
Los datos de pacientes tratados por cuenta de una clínica mediante CloudClinicOS o nuestros servicios están sujetos a sus instrucciones legítimas, a los contratos correspondientes y al marco colombiano aplicable. Los datos de salud son sensibles conforme a la Ley 1581 de 2012; la historia clínica es reservada. El tratamiento requiere autorización explícita cuando corresponda o una excepción legal aplicable. Esta política no sustituye los avisos, las autorizaciones ni los deberes del prestador de salud.
2. Información que podemos recibir
Según la forma en que interactúes con nosotros, podemos recibir:
- Información de contacto profesional: nombre, correo electrónico, teléfono, clínica o empresa, cargo y datos incluidos en tus mensajes.
- Solicitudes comerciales: servicios o funciones que te interesan, necesidades operativas, solicitudes de propuesta o demostración y comunicaciones de seguimiento.
- Relación con el cliente: contactos autorizados, información comercial, acuerdos y registros administrativos o de facturación necesarios para gestionar el servicio contratado. La web no solicita números completos de tarjeta en sus formularios de contacto.
- Información técnica: dirección IP, fecha y hora de acceso, navegador, dispositivo, páginas solicitadas, procedencia y registros necesarios para servir el sitio, diagnosticar errores y prevenir abusos. Los proveedores de infraestructura pueden tratar estos datos al entregar la web.
- Suscripciones: dirección de correo y preferencias que facilites al solicitar novedades, cuando esa función esté habilitada.
- Solicitudes mediante terceros: información que decidas enviarnos a través de anuncios, formularios de clientes potenciales, redes sociales o plataformas de comunicación.
No incluyas historiales, diagnósticos, documentos de identidad, datos de seguros, contraseñas ni información de pacientes en formularios comerciales, mensajes de redes sociales o consultas generales. Si necesitas asistencia sobre datos clínicos, solicita el canal autorizado de tu clínica.
3. Para qué usamos la información
Usamos la información que recibimos para:
- Responder preguntas, preparar propuestas y coordinar demostraciones.
- Administrar cuentas comerciales, accesos autorizados, soporte y servicios contratados.
- Enviar comunicaciones operativas, como invitaciones, recuperación de acceso, avisos de seguridad y cambios del servicio.
- Enviar novedades o comunicaciones comerciales cuando estén permitidas y respetando tus preferencias.
- Mantener el sitio y los sistemas, investigar errores, prevenir fraude y proteger la información.
- Cumplir obligaciones legales, conservar registros necesarios y gestionar reclamaciones.
La información recibida para una finalidad no autoriza automáticamente usos incompatibles. Solicitar información sobre CloudClinicOS no equivale a autorizar la grabación de una consulta, el uso publicitario de información de salud o cualquier tratamiento clínico.
4. Formularios y anuncios de Meta
Si completas un formulario comercial de Cloud Clinic en Facebook o Instagram, recibimos los campos que envíes y la información de la solicitud que Meta nos facilite. La utilizamos para atender el interés que expresaste en nuestros servicios o software y realizar el seguimiento relacionado.
Meta trata la actividad en sus propias plataformas conforme a su política de privacidad. Esta política describe el tratamiento que hacemos nosotros de la información que recibimos; no reemplaza la de Meta.
No utilices formularios publicitarios para comunicar información de pacientes. No destinamos historiales clínicos, diagnósticos ni grabaciones de consultas a la segmentación publicitaria o a la creación de audiencias comerciales.
Las tecnologías de seguimiento que puedan instalarse en esta web se describen en nuestra Política de cookies. La recepción de una solicitud mediante Meta no implica, por sí sola, que exista un píxel de Meta instalado en el sitio.
5. Con quién compartimos información
El acceso y la comunicación de información se limitan a las finalidades descritas y pueden incluir:
- Personal autorizado y colaboradores que necesiten intervenir en tu solicitud o servicio.
- Proveedores de alojamiento, entrega de contenido, correo y soporte técnico, para las funciones que les correspondan. El sitio utiliza Vercel para alojamiento y Sanity para gestión de contenido; estos servicios pueden recibir datos técnicos al entregar páginas o recursos. Sanity no se presenta como destinatario de historiales clínicos por el hecho de alojar el contenido de la web.
- Proveedores de comunicaciones u otras herramientas que intervengan en el servicio solicitado, sujetos a la configuración y acuerdos que correspondan.
- Asesores profesionales, autoridades u otros destinatarios cuando sea necesario para cumplir la ley, atender un procedimiento válido o proteger derechos y seguridad.
- Un posible sucesor en una operación empresarial, sujeto a obligaciones de confidencialidad y a las restricciones legales que correspondan.
No vendemos listas de contactos comerciales ni autorizamos a nuestros proveedores a usar datos clínicos para su publicidad. Esta afirmación no convierte cualquier tecnología publicitaria futura en exenta de las reglas sobre venta, intercambio o publicidad dirigida: cualquier cambio debe informarse y gestionarse conforme a la ley aplicable.
6. Datos de clínicas y pacientes
Cuando una clínica decide las finalidades y el uso de los datos de sus pacientes, conserva las responsabilidades que le correspondan como responsable del tratamiento y prestador de salud. CloudClinic puede actuar como encargado por cuenta de la clínica, según las funciones y obligaciones definidas en el contrato. Los datos de contacto comercial que tratamos para nuestras propias finalidades tienen un contexto diferente al de los expedientes clínicos.
Las solicitudes de acceso, corrección o copia de un expediente clínico deben dirigirse primero a la clínica que lo custodia. Si recibimos una solicitud que corresponda a una clínica, la canalizaremos o asistiremos conforme a sus instrucciones y a la ley. La retirada de una preferencia comercial no ordena borrar una historia clínica.
Las funciones de grabación, transcripción o asistencia mediante inteligencia artificial, cuando estén disponibles y habilitadas, requieren información y autorizaciones específicas y un marco contractual adecuado. Esta política y el uso de la web no constituyen consentimiento para grabar consultas ni autorización para transmitir información clínica a un proveedor de IA.
6.1. Conexión opcional de Google Calendar en CloudClinicOS
Cada profesional autorizado decide si conecta su cuenta de Google y qué calendario con permiso de escritura utilizará. Google concede permisos a nivel de cuenta; CloudClinicOS utiliza el calendario elegido para ese profesional dentro de su clínica. Conectar a un profesional no conecta a sus compañeros ni a otras clínicas.
Recibimos el identificador y correo de la cuenta Google, metadatos de la lista de calendarios como nombres y zonas horarias, tokens de autorización, intervalos de disponibilidad y los identificadores, horarios, estados y campos de disponibilidad de eventos necesarios para evitar conflictos y reconciliar nuestras exportaciones. Usamos estos datos para mostrar la conexión, elegir calendario, consultar disponibilidad y sincronizar bloques de citas. Los eventos exportados contienen una etiqueta genérica de ocupado y sus horarios, sin nombres de pacientes, diagnósticos ni notas clínicas. La integración crea, actualiza o cancela sus propios eventos; no modifica eventos ajenos.
Las credenciales y la configuración de sincronización se cifran en el servidor y se vinculan al profesional y su clínica. Google recibe las solicitudes API y los bloques de citas exportados al calendario elegido. Nuestra infraestructura procesa la conexión para prestar esta función. No vendemos los datos de las APIs de Google, no los usamos para publicidad ni audiencias y no los utilizamos para entrenar modelos de IA de propósito general. Su uso y transferencia siguen la Política de Datos del Usuario de los Servicios API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado.
Desconectar en CloudClinicOS detiene la integración de ese perfil y retira su conexión activa guardada. Los eventos exportados anteriormente permanecen en Google. También puedes revocar la autorización de la app desde tu cuenta Google; una revocación para toda la cuenta puede afectar a tus otras conexiones con esta app. Los registros de auditoría necesarios, versiones históricas cifradas y copias de seguridad pueden conservarse según sus requisitos de retención; desconectar no garantiza el borrado inmediato de toda copia histórica. Para consultas o solicitudes de eliminación, escribe a admin@cloudclinic.health.
Conectar Google Calendar no establece por sí solo una integración con Zocdoc ni garantiza actualizaciones simultáneas en otra plataforma de reservas. Cada conexión externa y su comportamiento deben comprobarse por separado.
7. Cookies y tecnologías similares
Consulta la Política de cookies para conocer las tecnologías identificadas, sus finalidades y las opciones disponibles. No consideramos la mera navegación como consentimiento para instalar tecnologías opcionales cuando se requiera consentimiento.
8. Conservación
Conservamos los datos comerciales durante el tiempo necesario para su finalidad y los requisitos legales aplicables. La custodia de historias clínicas tiene reglas propias: las resoluciones 1995 de 1999 y 839 de 2017 establecen deberes de manejo y, como regla general, un mínimo de 15 años desde la última atención, con excepciones. La clínica debe concretar y verificar su política de conservación y exportación; ese plazo legal no es una promesa de almacenamiento incluida automáticamente en la suscripción. Un audio de respaldo temporal no sustituye la historia clínica.
Las bajas comerciales pueden requerir conservar un registro mínimo para evitar nuevos envíos. Los datos clínicos, las copias de seguridad y los registros de auditoría pueden estar sujetos a plazos y restricciones distintos, definidos por la ley y el contrato correspondiente. La cancelación de una demo no garantiza la eliminación inmediata de todos los datos.
9. Seguridad e incidentes
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables según el contexto y el riesgo del tratamiento. Ningún servicio por Internet ofrece seguridad absoluta. Si un incidente requiere notificaciones, actuaremos conforme a las obligaciones legales y contractuales aplicables. Esta política no acredita una certificación independiente ni garantiza por sí sola el cumplimiento de todas las obligaciones de una clínica.
10. Tus solicitudes y preferencias
Puedes escribir a admin@cloudclinic.health para consultar sobre tus datos, pedir correcciones, solicitar la eliminación de información comercial o dejar de recibir comunicaciones promocionales. Según tu residencia, la actividad afectada y la ley aplicable, puedes disponer también de derechos de acceso, copia, portabilidad, oposición, limitación, retirada de consentimiento, exclusión de venta o intercambio y recurso frente a una decisión sobre tu solicitud.
Puedes ejercer los derechos de conocer, actualizar y rectificar tus datos, solicitar prueba de autorización cuando corresponda y presentar consultas o reclamos mediante admin@cloudclinic.health. La revocación de autorización o supresión procede en los casos permitidos y no elimina deberes legales de conservación de historias clínicas. Verificaremos tu identidad de forma proporcionada, sin pedir contraseñas ni información clínica innecesaria. Atenderemos las solicitudes en los plazos aplicables de la Ley 1581 de 2012. Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, con los requisitos legales que correspondan.
Para darte de baja de correos comerciales, utiliza el enlace de baja, cuando esté disponible, o envíanos tu solicitud por correo. La baja comercial no impide recibir mensajes necesarios de seguridad, acceso o ejecución de un servicio vigente. No condicionamos la atención de solicitudes al envío de una contraseña.
11. Operaciones internacionales y menores
Operamos desde Florida, Estados Unidos. Los proveedores o colaboradores pueden procesar información en Estados Unidos u otros países; no afirmamos que toda la información permanezca en Colombia. Antes de una transferencia o transmisión internacional deben evaluarse las restricciones, excepciones, contratos y salvaguardas que correspondan bajo la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. Esta política no sustituye esa evaluación ni los instrumentos contractuales necesarios.
La web comercial está dirigida a profesionales y representantes de empresas mayores de 18 años. No está diseñada para captar datos de menores con fines comerciales. Esto no excluye que una clínica pueda tratar legítimamente información de pacientes menores a través de servicios contratados, bajo sus propias obligaciones y los acuerdos aplicables. Si crees que recibimos datos de un menor indebidamente, contáctanos.
12. Cambios y contacto
Actualizaremos esta política cuando cambien las prácticas o los requisitos aplicables, indicando la nueva fecha. Cuando corresponda, proporcionaremos un aviso adicional u obtendremos una nueva autorización. Un cambio de texto no autoriza retroactivamente un uso incompatible de información ya recibida.
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